Come funziona l’importazione di documenti in Spesometro XML

La procedura di importazione dei documenti può caricare i dati dei documenti e aggiornare automaticamente l’archivio dei clienti e fornitori leggendo le informazioni da un file in formato Excel oppure da un file di testo in cui ogni riga contiene i dati di una fattura, nota credito, o nota di debito e, opzionalmente, i dati anagrafici del cliente o fornitore con i valori dei campi delimitati da un carattere separatore personalizzabile.

Per poter identificare i campi contenuti nel file la procedura legge la prima riga del file, che deve obbligatoriamente contenere i nomi delle colonne come descritto nella seguente tabella. La posizione delle colonne è irrilevante, tutte le colonne senza nome o con nome sconosciuto saranno ignorate.

Questo sistema permette di adeguare facilmente i files prodotti dai gestionali moderni semplicemente modificando o inserendo la riga di intestazione con i nomi corretti.

I documenti emessi e ricevuti vanno in due files diversi

La procedure di importazione dei documenti emessi e quella per i documenti ricevuti sono due procedure separate, questo implica che è necessario creare due files Excel o testo, uno per i documenti emessi e uno per i documenti ricevuti.

Documenti con più di una aliquota

La procedura di importazione gestisce correttamente sia i files in cui i documenti con più di una aliquota sono riportati su più righe consecutive, sia quelli in cui i documenti sono riportati su una sola riga con più gruppi di colonne.

In particolare, nel caso di documenti su più righe, la procedura considera appartenenti allo stesso documento le righe di file consecutive che risultano associate allo stesso cliente/fornitore e che hanno gli stessi valori nelle colonne DOC_TIPO, DOC_DATA_DOC, DOC_NUM, DOC_DATA_REG (solo per i documenti ricevuti) e EXTRA_DOC_ID (solo per i documenti ricevuti)

Nel caso in cui si decida di creare un file con un documento per ogni riga, le colonne della sezione Riepilogo IVA del documento possono essere ripetute un numero arbitrario di volte incrementando il suffisso numerico nel nome delle seguenti colonne. Ad esempio nel caso in cui nei documenti da importare ci sia almeno un documento con 2 aliquote IVA, il file dovrà contenere le colonne:

• DOC_IMPONIBILE1
• DOC_IMPOSTA1
• DOC_ALIQUOTA1
• DOC_NATURA1
• DOC_DETRAIBILE1
• DOC_DEDUCIBILE1
• DOC_ESIGIBILITA1

in cui dovranno essere riportate in dati della prima aliquota, e le colonne:

• DOC_IMPONIBILE2
• DOC_IMPOSTA2
• DOC_ALIQUOTA2
• DOC_NATURA2
• DOC_DETRAIBILE2
• DOC_DEDUCIBILE2
• DOC_ESIGIBILITA2

per i dati della seconda aliquota.

Naturalmente, per i documenti con una sola aliquota, è possibile lasciare vuote le colonne della seconda aliquota che saranno ignorate dalla procedura di importazione.

Infine, in accordo con le specifiche tecniche stabilite dall’agenzia delle entrate le righe di riepilogo che presentano gli stessi valori per i campi DOC_ALIQUOTA, DOC_NATURA, DOC_DETRAIBILE, DOC_DEDUCIBILE e DOC_ESIGIBILITA saranno raggruppate automaticamente in un’unica riga con la somma dei campi DOC_IMPONIBILE e DOC_IMPOSTA

Esempi file Excel

•  Esempio file Excel di documenti con aliquote multiple su più righe
  File in formato Excel con dati di esempio che illustra come creare un file contenente più fatture con aliquote multiple su più righe, e i rispettivi dati anagrafici dei clienti/fornitori.
•  Esempio file Excel di documenti con aliquote multiple su una riga
  File in formato Excel con dati di esempio che illustra come creare un file contenente più fatture con aliquote multiple su una sola riga, e i rispettivi dati anagrafici dei clienti/fornitori.
•  File modello in formato Excel senza dati
  Contiene tutte le colonne riconosciute dalla procedura di importazione dei documenti senza nessun dato.

Descrizione colonne

Nella seguente tabella sono descritti in dettaglio i nomi delle colonne riconosciute e in che modo vengono elaborate dalla procedura di importazione.